1前言
自2003年西氣東輸天然氣進(jìn)入我市至今、天然氣以其清潔、高效、安全的特質(zhì)已經(jīng)被原先使用管道焦?fàn)t煤氣的百姓家庭、工商業(yè)戶作為首選能源所接受。近年來，一方面，大規(guī)模開發(fā)城市住房建設(shè)、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)、管網(wǎng)改造工程建設(shè)，與公交車、出租車燃油改造所配套的新增天然氣加氣站建設(shè)，使得新建燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目與日俱增。而地下燃?xì)夤芫€T程由于其隱蔽性、高危性的特點(diǎn)，其燃?xì)夤こ虣n案是否完整、管線信息數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確對今后城市建設(shè)的發(fā)展、百姓的生命安全有著至關(guān)重要的意義。另一方面，面對市場經(jīng)濟(jì)中法制化的要求，一個外向型企業(yè)在對外事務(wù)中不斷增強(qiáng)法律意識的同時，檔案以其原始性、憑據(jù)性的特征也逐步被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所重視。而企業(yè)檔案工作只有適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，能夠在關(guān)鍵時刻提供企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營最需要的信息，才會使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。
燃?xì)夤こ虣n案管理是對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作，是一項(xiàng)管理性工作。一個現(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。
2科學(xué)系統(tǒng)地分類，使燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理專業(yè)化
企業(yè)內(nèi)檔案正確地分類，是保證卷宗內(nèi)檔案系統(tǒng)整理、編目、利用及運(yùn)用計算機(jī)管理的基礎(chǔ)。合資公司成立后，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)從過去的文書檔案管理轉(zhuǎn)移到以圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)為主的科技檔案管理。
根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結(jié)合我公司檔案的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，在保持檔案本身所固有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性、便于保管和利用的原則下，將科技檔案分成4大類：天然氣工程建設(shè)類、基建類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重點(diǎn)，將天然氣工程建設(shè)類作為其中第一大類。該大類分廠站建設(shè)類（其中包括門站、儲配站、調(diào)壓站、加氣站4個小類）及管道工程建設(shè)類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程4個小類），其檔案資料屬于我公司所有檔案中最重要的一部分。
3依據(jù)國標(biāo)、行標(biāo)，使歸檔燃?xì)夤こ涛募牧弦?guī)范化
結(jié)合國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》（CJJ33—2005）、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（CJJ94—2009）的標(biāo)準(zhǔn)要求，公司制訂了《燃?xì)夤こ涛募w檔規(guī)定》，對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定了燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、齊全、系統(tǒng)，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。
3。1文件的內(nèi)容要求
3。1。1燃?xì)廨斉涔こ涛募牧蠚w檔內(nèi)容
?。?）工程依據(jù)文件
①工程項(xiàng)目建議書、申請報告及審批文件、批準(zhǔn)的設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計文件、施工圖和其它建設(shè)文件；
?、诠こ添?xiàng)目建設(shè)合同文件、招投標(biāo)文件、設(shè)計變更通告單、工程量清單等；
?、劢ㄔO(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、質(zhì)量監(jiān)督注冊文件、報建審核書、報建圖、竣工測量驗(yàn)收合格證、工程質(zhì)量評估報告；
?、茇攧?wù)文件（預(yù)算書）。
?。?）交工技術(shù)文件
①施工資質(zhì)證書；
②圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄、工程變更單（圖）、施工組織設(shè)計等；
?、坶_工報告、工程竣工報告、工程保修書等；
?、苤卮筚|(zhì)量事故分析、處理報告；
⑤材料、設(shè)備、儀表等的出廠的合格證明，材質(zhì)書或檢驗(yàn)報告；
?、奘┕び涗洠弘[蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄、閥門試驗(yàn)記錄、電氣儀表工程的安裝調(diào)試記錄等；
?、呖⒐D紙：竣工圖應(yīng)反映隱蔽工程、實(shí)際安裝定位、設(shè)計中未包含的項(xiàng)目、燃?xì)夤艿琅c其它市政設(shè)施特殊處理的位置等。
?。?）驗(yàn)收合格記錄
a測量記錄；
b隱蔽工程驗(yàn)收記錄；
c溝槽及回填記錄；
d防腐絕緣合格記錄；
e焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄；
f管道吹掃合格記錄；
g強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)合格記錄；
h設(shè)備安裝合格記錄；
i儲配與調(diào)壓各項(xiàng)工程的驗(yàn)收及整體驗(yàn)收合格記錄；
j電氣、儀表安裝測試合格記錄；
k在施工中受檢的其它合格記錄。
?。?）竣工圖
地下燃?xì)夤艿烙校?br>
?、俟艿揽偲矫鎴D：比例為1：2000?；?：5000；
?、诠艿榔矫妫◣睿﹫D：比例為1：500或以標(biāo)準(zhǔn)地形圖繪制，
③管道縱斷面圖：比例為橫向X：1：500，縱向Y：1：50或1：100；
?、艽?、跨越工程及特殊部位（重要的隱蔽T程）施工圖。
儲配站、調(diào)壓站：建筑圖，結(jié)構(gòu)圖，工藝布置圖，系統(tǒng)裝配圖：電氣、消防安裝圖，給排水設(shè)施安裝圖等。
?。?）工程竣工驗(yàn)收文件（各項(xiàng)工程的程序驗(yàn)收及整體驗(yàn)收記錄）
①工程竣工總結(jié)；
?、诳⒐を?yàn)收記錄；
?、圬攧?wù)決算文件（決算文件及交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細(xì)表）。
?。?）監(jiān)理文件
①監(jiān)理規(guī)劃；
②監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題；
③監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題；
?、苓M(jìn)度控制；
?、葙|(zhì)量控制；
?、拊靸r控制；
?、叻职Y質(zhì)；
?、啾O(jiān)理通知；
⑨監(jiān)理工作總結(jié)。
3。1。2燃?xì)馐覂?nèi)工程文件材料歸檔內(nèi)容
?。?）設(shè)計文件及設(shè)計變更文件；
?。?）設(shè)備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質(zhì)量證明書；
?。?）施工安裝技術(shù)文件：焊工資格備案、閥門試驗(yàn)記錄、射線探傷檢驗(yàn)報告、超聲波試驗(yàn)報告、隱蔽工程記錄、燃?xì)夤艿腊惭b工程檢查記錄、室內(nèi)燃?xì)庀到y(tǒng)壓力試驗(yàn)記錄；
?。?）質(zhì)量事故處理記錄；
?。?）城鎮(zhèn)燃?xì)夤こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄：燃?xì)夥猪?xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、燃?xì)夥植浚ㄗ硬糠郑┕こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄、燃?xì)鈫挝唬ㄗ訂挝唬┕こ炭⒐を?yàn)收記錄；
?。?）其它相關(guān)記錄。
3。2文件的質(zhì)量要求
?。?）歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
?。?）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
（3）工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程4實(shí)際相符合。
（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。
?。?）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
（6）工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
?。?）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖復(fù)印件。
?。?）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
?、倏⒐D章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
?、诳⒐D章示例如圖1：
?、劭⒐D章尺寸為50mm×80mm。
?、芸⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。
（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
（10）不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊》方法（GB/10609。3—89）統(tǒng)一折疊成A4（297mm×210mm），圖標(biāo)露在外面。
4落實(shí)規(guī)章制度、使燃?xì)夤こ涛募男纬傻綒w檔利用制度化
企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。在燃?xì)夤こ虣n案管理方面公司制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，從而使燃?xì)夤こ涛募男纬傻秸須w檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。
首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)、管理的各項(xiàng)規(guī)章制度中。且它們是與建設(shè)的進(jìn)程同步，即“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。
其次、把文件材料管理納入到設(shè)計單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi)，并納入到各工程計劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時，文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。沒有完整、準(zhǔn)確的文件材料就不算完成計劃，沒有質(zhì)量合格的文件材料，工程就不算達(dá)標(biāo)，驗(yàn)收就不能通過。
第三、把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行考核。
竣工資料的歸檔控制：為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔，確定了財務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，保證了竣工資料的歸檔率達(dá)100%。
檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，各持一份，以示憑據(jù)。
檔案的利用：為確保企業(yè)的合法權(quán)益，在檔案利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。對涉及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置利用權(quán)限，這樣既保證檔案信息的有效利用，又確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受侵害。
5加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)燃?xì)夤こ虜?shù)據(jù)管理現(xiàn)代化
為了提高燃?xì)獾叵鹿芫W(wǎng)及其設(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握全市燃?xì)夤芫W(wǎng)信息，公司先后建立了SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。
?。?）管網(wǎng)信息管理：為了準(zhǔn)確把握地下管線信息，GIS部門在每項(xiàng)管線工程竣工后，根據(jù)管線竣工圖現(xiàn)場測量并結(jié)合GPS坐標(biāo)定位，形成詳細(xì)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)后輸ANGIS系統(tǒng)，形成了一套完整的燃?xì)夤芫W(wǎng)分布圖。對于管網(wǎng)改造GIS部門也及時修改，從而實(shí)現(xiàn)了對地下燃?xì)夤芫€信息的全面的數(shù)據(jù)化管理。并定期對移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤覆蓋更新。確保為城市建設(shè)提供第一手地下燃?xì)夤芫W(wǎng)信息。
?。?）燃?xì)夤こ虣n案管理：對已竣工的燃?xì)夤こ虣n案一套移交城建檔案館，一套由本單位保管。利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行微機(jī)管理，并實(shí)現(xiàn)了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。檔案管理系統(tǒng)軟件的運(yùn)用使燃?xì)夤こ虣n案管理更有序、查詢更方便，利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。（我們依據(jù)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》中管線工程著錄項(xiàng)目完善了檔案管理系統(tǒng)，使錄入的信息更適應(yīng)管線工程檔案管理的需要）。
6加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案人員知識多元化
燃?xì)馐且环N易燃易爆產(chǎn)品，而燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)做為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目工程，不僅要求燃?xì)庑袠I(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)的知識和計算機(jī)管理檔案的操作技能，而且有必要將自己需要了解的知識向燃?xì)鈱I(yè)方面拓展。從而使燃?xì)庑袠I(yè)檔案人員在對燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。
為了適應(yīng)新形勢和新技術(shù)對檔案工作的要求，促進(jìn)城建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)落實(shí)住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關(guān)人員多次參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理培訓(xùn)班。通過學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門的技術(shù)人員了解了從工程的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程等現(xiàn)象。從而提高了工程檔案管理水平，為確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量奠定了良好的基礎(chǔ)。
7積極提供服務(wù)，使檔案利用人性化
燃?xì)夤こ虣n案的形成是燃?xì)夤ぷ髡邉趧又腔鄣慕Y(jié)晶，做好燃?xì)夤こ虣n案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發(fā)檔案信息資源、更好地提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
作為一名合格的檔案人員不僅應(yīng)掌握所有室藏檔案，還應(yīng)主動了解用戶對企業(yè)各類檔案信息的需求。這就要求檔案人員必須具備超前的服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。一方面通過室藏檔案資料及時、主動、多元化的為各部門提供檔案利用，對于一些難查資料通過點(diǎn)滴線索擴(kuò)大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進(jìn)其工作效率的提高；另一方面，通過各種途徑豐富室藏檔案資源，將外部獲取的各種信息為我所用。這包括及時征訂并發(fā)布各種最新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范類書籍、業(yè)務(wù)類圖書及網(wǎng)上相關(guān)資訊等，讓他們了解到最新的燃?xì)庑袠I(yè)信息。在這一過程中不僅讓他們體驗(yàn)到了檔案價值，了解了檔案工作，增強(qiáng)了其檔案意識。并且漸漸地將自己所需信息及時反饋給檔案部門，積極配合檔案部門工作，主動及時移交檔案，在利用與被利用之間形成一種良性互動。事實(shí)證明，通過檔案工作者的人性化、多元化服務(wù)，不僅塑造了檔案人員良好形象，贏得更多支持，還促進(jìn)了檔案管理工作。真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的良性循環(huán)。
綜上所述，燃?xì)馄髽I(yè)在燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)中只有嚴(yán)格執(zhí)行了燃?xì)夤こ坦芾淼母黜?xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理，并通過工程技術(shù)人員辛勤負(fù)責(zé)工作、才能保證燃?xì)夤こ虣n案從形成到歸檔按質(zhì)按時、井然有序，才能體現(xiàn)燃?xì)夤こ痰恼w管理水平和質(zhì)量。檔案工作者只有對燃?xì)夤こ虣n案的科學(xué)管理、辛勤用心服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用，才能為企業(yè)的工程建設(shè)、決算審計、資質(zhì)申報、企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的資料及最詳實(shí)的數(shù)據(jù)，才能更好地為城市的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
自2003年西氣東輸天然氣進(jìn)入我市至今、天然氣以其清潔、高效、安全的特質(zhì)已經(jīng)被原先使用管道焦?fàn)t煤氣的百姓家庭、工商業(yè)戶作為首選能源所接受。近年來，一方面，大規(guī)模開發(fā)城市住房建設(shè)、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)、管網(wǎng)改造工程建設(shè)，與公交車、出租車燃油改造所配套的新增天然氣加氣站建設(shè)，使得新建燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目與日俱增。而地下燃?xì)夤芫€T程由于其隱蔽性、高危性的特點(diǎn)，其燃?xì)夤こ虣n案是否完整、管線信息數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確對今后城市建設(shè)的發(fā)展、百姓的生命安全有著至關(guān)重要的意義。另一方面，面對市場經(jīng)濟(jì)中法制化的要求，一個外向型企業(yè)在對外事務(wù)中不斷增強(qiáng)法律意識的同時，檔案以其原始性、憑據(jù)性的特征也逐步被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)所重視。而企業(yè)檔案工作只有適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，能夠在關(guān)鍵時刻提供企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營最需要的信息，才會使企業(yè)在市場競爭中立于不敗之地。
燃?xì)夤こ虣n案管理是對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)檔案資料進(jìn)行收集、整理、組卷、移交、編目、保管、檢索、利用和信息開發(fā)的工作，是一項(xiàng)管理性工作。一個現(xiàn)代化的燃?xì)馄髽I(yè)，對燃?xì)夤こ痰臋n案管理應(yīng)做到管理水平專業(yè)化、文件材料規(guī)范化、歸檔程序制度化、數(shù)據(jù)管理現(xiàn)代化、服務(wù)利用人性化。只有這樣才能使燃?xì)夤こ虣n案信息得到充分利用，才能真正體現(xiàn)檔案的價值，實(shí)現(xiàn)檔案為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的根本目的。
2科學(xué)系統(tǒng)地分類，使燃?xì)馄髽I(yè)工程檔案管理專業(yè)化
企業(yè)內(nèi)檔案正確地分類，是保證卷宗內(nèi)檔案系統(tǒng)整理、編目、利用及運(yùn)用計算機(jī)管理的基礎(chǔ)。合資公司成立后，企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)從過去的文書檔案管理轉(zhuǎn)移到以圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)為主的科技檔案管理。
根據(jù)國家檔案局制訂的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》，結(jié)合我公司檔案的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，在保持檔案本身所固有的內(nèi)在聯(lián)系和系統(tǒng)性、便于保管和利用的原則下，將科技檔案分成4大類：天然氣工程建設(shè)類、基建類、設(shè)備類、科研類。根據(jù)燃?xì)馄髽I(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的重點(diǎn)，將天然氣工程建設(shè)類作為其中第一大類。該大類分廠站建設(shè)類（其中包括門站、儲配站、調(diào)壓站、加氣站4個小類）及管道工程建設(shè)類（其中包括中高壓及市政管道工程、工商戶管道工程、民用管道工程及管網(wǎng)改造工程4個小類），其檔案資料屬于我公司所有檔案中最重要的一部分。
3依據(jù)國標(biāo)、行標(biāo)，使歸檔燃?xì)夤こ涛募牧弦?guī)范化
結(jié)合國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)燃?xì)廨斉涔こ淌┕ぜ膀?yàn)收規(guī)范》（CJJ33—2005）、《城鎮(zhèn)燃?xì)馐覂?nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》（CJJ94—2009）的標(biāo)準(zhǔn)要求，公司制訂了《燃?xì)夤こ涛募w檔規(guī)定》，對燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)竣工資料中歸檔文件材料的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、補(bǔ)充，確定了燃?xì)夤こ涛募臍w檔范圍，并對歸檔的文件質(zhì)量做出明確要求。在工程竣工驗(yàn)收時，力求做到歸檔的燃?xì)饨ㄔO(shè)工程文件內(nèi)容真實(shí)、齊全、系統(tǒng)，其歸檔的文件質(zhì)量符合要求。只有這樣，才能為日后檔案利用提供準(zhǔn)確、完整的原始資料。
3。1文件的內(nèi)容要求
3。1。1燃?xì)廨斉涔こ涛募牧蠚w檔內(nèi)容
?。?）工程依據(jù)文件
①工程項(xiàng)目建議書、申請報告及審批文件、批準(zhǔn)的設(shè)計任務(wù)書、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計文件、施工圖和其它建設(shè)文件；
?、诠こ添?xiàng)目建設(shè)合同文件、招投標(biāo)文件、設(shè)計變更通告單、工程量清單等；
?、劢ㄔO(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、質(zhì)量監(jiān)督注冊文件、報建審核書、報建圖、竣工測量驗(yàn)收合格證、工程質(zhì)量評估報告；
?、茇攧?wù)文件（預(yù)算書）。
?。?）交工技術(shù)文件
①施工資質(zhì)證書；
②圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄、工程變更單（圖）、施工組織設(shè)計等；
?、坶_工報告、工程竣工報告、工程保修書等；
?、苤卮筚|(zhì)量事故分析、處理報告；
⑤材料、設(shè)備、儀表等的出廠的合格證明，材質(zhì)書或檢驗(yàn)報告；
?、奘┕び涗洠弘[蔽工程記錄、焊接記錄、管道吹掃記錄、強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄、閥門試驗(yàn)記錄、電氣儀表工程的安裝調(diào)試記錄等；
?、呖⒐D紙：竣工圖應(yīng)反映隱蔽工程、實(shí)際安裝定位、設(shè)計中未包含的項(xiàng)目、燃?xì)夤艿琅c其它市政設(shè)施特殊處理的位置等。
?。?）驗(yàn)收合格記錄
a測量記錄；
b隱蔽工程驗(yàn)收記錄；
c溝槽及回填記錄；
d防腐絕緣合格記錄；
e焊接外觀檢查記錄和無損探傷檢查記錄；
f管道吹掃合格記錄；
g強(qiáng)度和嚴(yán)密性試驗(yàn)合格記錄；
h設(shè)備安裝合格記錄；
i儲配與調(diào)壓各項(xiàng)工程的驗(yàn)收及整體驗(yàn)收合格記錄；
j電氣、儀表安裝測試合格記錄；
k在施工中受檢的其它合格記錄。
?。?）竣工圖
地下燃?xì)夤艿烙校?br>
?、俟艿揽偲矫鎴D：比例為1：2000?；?：5000；
?、诠艿榔矫妫◣睿﹫D：比例為1：500或以標(biāo)準(zhǔn)地形圖繪制，
③管道縱斷面圖：比例為橫向X：1：500，縱向Y：1：50或1：100；
?、艽?、跨越工程及特殊部位（重要的隱蔽T程）施工圖。
儲配站、調(diào)壓站：建筑圖，結(jié)構(gòu)圖，工藝布置圖，系統(tǒng)裝配圖：電氣、消防安裝圖，給排水設(shè)施安裝圖等。
?。?）工程竣工驗(yàn)收文件（各項(xiàng)工程的程序驗(yàn)收及整體驗(yàn)收記錄）
①工程竣工總結(jié)；
?、诳⒐を?yàn)收記錄；
?、圬攧?wù)決算文件（決算文件及交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細(xì)表）。
?。?）監(jiān)理文件
①監(jiān)理規(guī)劃；
②監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題；
③監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題；
?、苓M(jìn)度控制；
?、葙|(zhì)量控制；
?、拊靸r控制；
?、叻职Y質(zhì)；
?、啾O(jiān)理通知；
⑨監(jiān)理工作總結(jié)。
3。1。2燃?xì)馐覂?nèi)工程文件材料歸檔內(nèi)容
?。?）設(shè)計文件及設(shè)計變更文件；
?。?）設(shè)備、管道組成件、主要材料的合格證、檢定證書或質(zhì)量證明書；
?。?）施工安裝技術(shù)文件：焊工資格備案、閥門試驗(yàn)記錄、射線探傷檢驗(yàn)報告、超聲波試驗(yàn)報告、隱蔽工程記錄、燃?xì)夤艿腊惭b工程檢查記錄、室內(nèi)燃?xì)庀到y(tǒng)壓力試驗(yàn)記錄；
?。?）質(zhì)量事故處理記錄；
?。?）城鎮(zhèn)燃?xì)夤こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄：燃?xì)夥猪?xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、燃?xì)夥植浚ㄗ硬糠郑┕こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄、燃?xì)鈫挝唬ㄗ訂挝唬┕こ炭⒐を?yàn)收記錄；
?。?）其它相關(guān)記錄。
3。2文件的質(zhì)量要求
?。?）歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
?。?）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
（3）工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程4實(shí)際相符合。
（4）工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。
?。?）工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。
（6）工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
?。?）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計算機(jī)出圖復(fù)印件。
?。?）所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
?、倏⒐D章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。
?、诳⒐D章示例如圖1：
?、劭⒐D章尺寸為50mm×80mm。
?、芸⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。
（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
（10）不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊》方法（GB/10609。3—89）統(tǒng)一折疊成A4（297mm×210mm），圖標(biāo)露在外面。
4落實(shí)規(guī)章制度、使燃?xì)夤こ涛募男纬傻綒w檔利用制度化
企業(yè)歸檔制度的建立是確保公司的各類文件從形成到歸檔一系列工作程序化、規(guī)范化、制度化。在燃?xì)夤こ虣n案管理方面公司制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，從而使燃?xì)夤こ涛募男纬傻秸須w檔直至保管利用都有了一整套管理控制措施。
首先把文件材料的形成、積累、整理、歸檔作為工作程序納入到燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)、管理的各項(xiàng)規(guī)章制度中。且它們是與建設(shè)的進(jìn)程同步，即“工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步；工程施工過程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與合同竣工資料驗(yàn)收同步”。只有把它納入到工程建設(shè)和管理的規(guī)章制度中，并使其規(guī)范化，才能為工程提供完整的竣工資料。
其次、把文件材料管理納入到設(shè)計單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位及各施工單位的職責(zé)范圍內(nèi)，并納入到各工程計劃、施工技術(shù)、質(zhì)量管理的制度中。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時，文件材料是否完整、準(zhǔn)確、真實(shí)是工程技術(shù)監(jiān)督檢查、質(zhì)量檢查、管理的一個重要環(huán)節(jié)，是保證工程驗(yàn)收合格的重要因素。沒有完整、準(zhǔn)確的文件材料就不算完成計劃，沒有質(zhì)量合格的文件材料，工程就不算達(dá)標(biāo)，驗(yàn)收就不能通過。
第三、把文件材料管理納入到工程技術(shù)人員崗位責(zé)任制中。明確資料管理人員、工程管理人員、設(shè)計人員、工程監(jiān)理人員、施工管理人員在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中各自所必須擔(dān)負(fù)的責(zé)任，并進(jìn)行考核。
竣工資料的歸檔控制：為了確保已竣工的檔案資料按時歸檔，確定了財務(wù)部門必須在得到檔案室關(guān)于竣工資料已歸檔的簽章后方可進(jìn)行工程尾款結(jié)算這一內(nèi)部制度，保證了竣工資料的歸檔率達(dá)100%。
檔案的移交：工程竣工后由工程承辦部門編制資料移交目錄，按目錄清單向檔案室歸檔，雙方簽章，各持一份，以示憑據(jù)。
檔案的利用：為確保企業(yè)的合法權(quán)益，在檔案利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行檔案的借閱制度，認(rèn)真履行簽字手續(xù)。對涉及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動核心內(nèi)容的商業(yè)機(jī)密設(shè)置利用權(quán)限，這樣既保證檔案信息的有效利用，又確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受侵害。
5加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)燃?xì)夤こ虜?shù)據(jù)管理現(xiàn)代化
為了提高燃?xì)獾叵鹿芫W(wǎng)及其設(shè)施的監(jiān)控及管理水平，科學(xué)、準(zhǔn)確、有效地掌握全市燃?xì)夤芫W(wǎng)信息，公司先后建立了SCADA系統(tǒng)、GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng)、GIS燃?xì)夤芫W(wǎng)地理信息系統(tǒng)。檔案部門配置了主要以管理工程建設(shè)檔案為主的檔案管理系統(tǒng)。
?。?）管網(wǎng)信息管理：為了準(zhǔn)確把握地下管線信息，GIS部門在每項(xiàng)管線工程竣工后，根據(jù)管線竣工圖現(xiàn)場測量并結(jié)合GPS坐標(biāo)定位，形成詳細(xì)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)后輸ANGIS系統(tǒng)，形成了一套完整的燃?xì)夤芫W(wǎng)分布圖。對于管網(wǎng)改造GIS部門也及時修改，從而實(shí)現(xiàn)了對地下燃?xì)夤芫€信息的全面的數(shù)據(jù)化管理。并定期對移交到城建檔案館的管網(wǎng)數(shù)據(jù)光盤覆蓋更新。確保為城市建設(shè)提供第一手地下燃?xì)夤芫W(wǎng)信息。
?。?）燃?xì)夤こ虣n案管理：對已竣工的燃?xì)夤こ虣n案一套移交城建檔案館，一套由本單位保管。利用檔案管理系統(tǒng)軟件對歸本單位保管的燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行微機(jī)管理，并實(shí)現(xiàn)了對全部室藏檔案的目錄錄入、檢索。通過導(dǎo)入、掃描、攝影等數(shù)碼技術(shù)將一些重要文件的內(nèi)容通過系統(tǒng)中原文管理功能存入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。檔案管理系統(tǒng)軟件的運(yùn)用使燃?xì)夤こ虣n案管理更有序、查詢更方便，利用更及時。并且提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。（我們依據(jù)《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》中管線工程著錄項(xiàng)目完善了檔案管理系統(tǒng)，使錄入的信息更適應(yīng)管線工程檔案管理的需要）。
6加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，促進(jìn)檔案人員知識多元化
燃?xì)馐且环N易燃易爆產(chǎn)品，而燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)做為一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的建設(shè)項(xiàng)目工程，不僅要求燃?xì)庑袠I(yè)的檔案人員必須掌握檔案專業(yè)的知識和計算機(jī)管理檔案的操作技能，而且有必要將自己需要了解的知識向燃?xì)鈱I(yè)方面拓展。從而使燃?xì)庑袠I(yè)檔案人員在對燃?xì)夤こ涛募牧闲纬蛇^程中的監(jiān)督、指導(dǎo)、管理有的放矢、有理有據(jù)。
為了適應(yīng)新形勢和新技術(shù)對檔案工作的要求，促進(jìn)城建檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)落實(shí)住建部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規(guī)，檔案部門、施工部門、監(jiān)理部門、工程管理部門的相關(guān)人員多次參與城建檔案館舉辦的城建檔案收集、編制、整理培訓(xùn)班。通過學(xué)習(xí)，使相關(guān)部門的技術(shù)人員了解了從工程的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收、從文件的形成到文件的歸檔一整套工作內(nèi)容和工作程序，避免檔案管理人員與工程施工人員、或監(jiān)理人員在工作中的脫節(jié)，造成管工程不管資料或不懂資料，管資料不懂工程等現(xiàn)象。從而提高了工程檔案管理水平，為確保燃?xì)夤こ虣n案的歸檔質(zhì)量奠定了良好的基礎(chǔ)。
7積極提供服務(wù)，使檔案利用人性化
燃?xì)夤こ虣n案的形成是燃?xì)夤ぷ髡邉趧又腔鄣慕Y(jié)晶，做好燃?xì)夤こ虣n案資料的收集、整理、歸檔、貯存、積累是為了充分開發(fā)檔案信息資源、更好地提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
作為一名合格的檔案人員不僅應(yīng)掌握所有室藏檔案，還應(yīng)主動了解用戶對企業(yè)各類檔案信息的需求。這就要求檔案人員必須具備超前的服務(wù)意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。一方面通過室藏檔案資料及時、主動、多元化的為各部門提供檔案利用，對于一些難查資料通過點(diǎn)滴線索擴(kuò)大檢索范圍，盡可能地使他們得到所需信息，促進(jìn)其工作效率的提高；另一方面，通過各種途徑豐富室藏檔案資源，將外部獲取的各種信息為我所用。這包括及時征訂并發(fā)布各種最新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范類書籍、業(yè)務(wù)類圖書及網(wǎng)上相關(guān)資訊等，讓他們了解到最新的燃?xì)庑袠I(yè)信息。在這一過程中不僅讓他們體驗(yàn)到了檔案價值，了解了檔案工作，增強(qiáng)了其檔案意識。并且漸漸地將自己所需信息及時反饋給檔案部門，積極配合檔案部門工作，主動及時移交檔案，在利用與被利用之間形成一種良性互動。事實(shí)證明，通過檔案工作者的人性化、多元化服務(wù)，不僅塑造了檔案人員良好形象，贏得更多支持，還促進(jìn)了檔案管理工作。真正實(shí)現(xiàn)檔案工作的良性循環(huán)。
綜上所述，燃?xì)馄髽I(yè)在燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)中只有嚴(yán)格執(zhí)行了燃?xì)夤こ坦芾淼母黜?xiàng)規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理，并通過工程技術(shù)人員辛勤負(fù)責(zé)工作、才能保證燃?xì)夤こ虣n案從形成到歸檔按質(zhì)按時、井然有序，才能體現(xiàn)燃?xì)夤こ痰恼w管理水平和質(zhì)量。檔案工作者只有對燃?xì)夤こ虣n案的科學(xué)管理、辛勤用心服務(wù)，才能實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)利用，才能為企業(yè)的工程建設(shè)、決算審計、資質(zhì)申報、企業(yè)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確的資料及最詳實(shí)的數(shù)據(jù)，才能更好地為城市的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
