1齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)
加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是燃?xì)夤こ虣n案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級(jí)管理的原則。成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報(bào)工作，成立檔案情報(bào)室、設(shè)立專職檔案員，在各業(yè)務(wù)部門及二級(jí)公司指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，形成了全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)，完善制度建設(shè)，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2轉(zhuǎn)變觀念，超前管理
長(zhǎng)期以來(lái)、我們對(duì)檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開(kāi)闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各級(jí)各類檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和有關(guān)部門主動(dòng)聯(lián)系。沒(méi)有將檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸 檔帶來(lái)了困難。近幾年來(lái)、我們意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作、開(kāi)始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對(duì)燃?xì)夤こ虣n案進(jìn)行超前管理。
2．1根據(jù)燃?xì)夤こ虖?fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道
從實(shí)際情況看、燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是比較復(fù)雜的。它分有市政、燃?xì)鈿饣?、瓶組、住宅及酒樓餐廳工程等等、其中市政、燃?xì)鈿饣炯澳承┐笮妥≌こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)，從項(xiàng)目申報(bào)到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多。經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。而酒樓餐廳及小型住宅等工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜、往往造成工程任務(wù)一完成。臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過(guò)去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上、采取以下收集方法：
(1)追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息、并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質(zhì)量也比較高，?ǚ訓(xùn)娜肆Α⑽锪?洗蟆?
(2)分階段收集。這種方法適用于建設(shè)周期長(zhǎng)的工程。某些大型市政工程、燃?xì)鈿饣竟こ碳澳承┛缒甓裙こ?、我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、
(3)強(qiáng)制性收集。對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當(dāng)一項(xiàng)燃?xì)夤こ虉?bào)建后。施工單位先交—定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有—定的約束力。可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。
2．2制定規(guī)范，及時(shí)立卷
根據(jù)燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)的實(shí)際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立起工程檔案管理的叫大件：分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號(hào)分類方法等，將燃?xì)夤こ虣n案共分為十大類：(1)技術(shù)管理檔案；(2)設(shè)備及儀器儀表檔案；(3)儲(chǔ)氣(油)站檔案；(4)工民建筑檔案；(5)供氣管線工程檔案：(6)管線工程檔案：(7)工程設(shè)計(jì)檔案；(8)產(chǎn)品檔案；(9)聲像檔案；(10)科學(xué)研究檔案、并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎(chǔ)上。我們制定了《科技檔案案卷質(zhì)量要求與案卷管理方法》，堅(jiān)持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應(yīng)該收集舊檔的文件資料進(jìn)行分類整理，立出預(yù)備案卷?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。
3強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平
燃?xì)夤こ虣n案具有“‘次性”和不可回復(fù)性的特點(diǎn)。客觀上對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與燃?xì)夤こ滔嚓P(guān)的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此、為達(dá)到燃?xì)夤こ虣n案整理規(guī)范化的要求、我們對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行了大量培訓(xùn)、講解了燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照我們檔案整理要求。對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細(xì)的講解。使大家對(duì)檔案內(nèi)容提前了解，在工作個(gè)有的放矢。注意積累資料。這種培訓(xùn)將檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。
4通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)檔案管理工作。燃?xì)夤こ虣n案的形成是燃?xì)夤ぷ髡邉趧?dòng)智慧的結(jié)晶，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給燃?xì)夤ぷ髡呃?。?duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，如果能將檔案信息及時(shí)提供給業(yè)務(wù)部門和燃?xì)夤ぷ髡?，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值、就會(huì)促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。我們?cè)诮鼛啄陙?lái)實(shí)施電腦化管理、將檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為業(yè)務(wù)部門提供全巾管線、管網(wǎng)圖，由于目前我市正在進(jìn)行天然氣項(xiàng)目建設(shè)、這些檔案信息無(wú)疑為我市由液化石油氣換轉(zhuǎn)為天然氣的改造工作提供了很大的幫助。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
