企業(yè)通過參加國外展會(huì)來拓展新市場，是一種非常高效的營銷方式。參加海外展會(huì)不僅能接觸到的意向客戶，還能了解同行信息，及時(shí)把握行業(yè)發(fā)展趨勢，樹立公司國際形象，增加學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。下面重點(diǎn)說說參加國外展會(huì)要準(zhǔn)備什么東西，以及參展的流程及注意事項(xiàng)。
一、參展前
1. 對(duì)展會(huì)的選擇：
1) 先確定每年參加展會(huì)的次數(shù)和預(yù)算、目標(biāo)市場劃分、參展人員安排。一般來說參加一次參會(huì)，人均費(fèi)用會(huì)在三萬元左右，以每次國外展會(huì)至少兩至三人參加、每年至少兩次國外展會(huì)計(jì)，一年費(fèi)用大約在十多萬元人民幣左右。另外考慮到要接回多少訂單才能銷掉這部分費(fèi)用，否則久參無效，慢慢老板可能就不會(huì)支持你繼續(xù)參展了。
2) 將所有行業(yè)展會(huì)詳細(xì)列出，然后和同行打聽哪些展會(huì)效果較好，哪些較差。
3) 通過展會(huì)網(wǎng)站上的參展商名單，查看同行中的龍頭老大一般參與哪些展會(huì)，跟著參就行了。
4) 一般來說行業(yè)雜志上都會(huì)有一些展會(huì)清單，包括一些收費(fèi)平臺(tái)，都會(huì)告訴你他們發(fā)行的雜志或光碟會(huì)在哪些展會(huì)上分發(fā)，可以從中選擇。貿(mào)易網(wǎng)站也會(huì)有清單提供，但相對(duì)來說綜合展會(huì)較多，專業(yè)展會(huì)也有，卻只有幾個(gè)稍大一點(diǎn)的行業(yè)。
5) 如有精力、時(shí)間、足夠的預(yù)算和人員，也可以一年選擇五六個(gè)不同的展會(huì)都參一參，然后從中篩選(我一個(gè)同行就是這么干的，每年參展費(fèi)用不下一百萬)。
2. 提前準(zhǔn)備制作樣品、產(chǎn)品價(jià)格表以及產(chǎn)品展示用的PPT或者視頻：
參展前2個(gè)月必須完成產(chǎn)品樣本制作，完成價(jià)格表的制作，以便業(yè)務(wù)員熟悉，當(dāng)場快速報(bào)價(jià)，可避免時(shí)間緊迫造成的報(bào)價(jià)失誤流失客戶。制作好產(chǎn)品PPT或者視頻演示，在展會(huì)中可以非常容易吸引客戶圍觀，給攤位帶來人氣，老外也有在展廳也有湊熱鬧的習(xí)慣，商人的思維定勢是人多圍觀的一定有商機(jī)。
3. 展臺(tái)布置的基本原則：
遠(yuǎn)觀效果醒目有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協(xié)調(diào);
展位結(jié)構(gòu)和圖片序列應(yīng)考慮人流密度和流向;
無論標(biāo)準(zhǔn)展位還是特型展示，都必須增加照明燈光;
展品和圖片的展示高度應(yīng)符合人體身高和視角;
展區(qū)微觀細(xì)節(jié)構(gòu)造應(yīng)考慮：展臺(tái)、展架、展示墻、標(biāo)牌、標(biāo)識(shí)、洽談區(qū)，圖片設(shè)計(jì)、說明性文字。
4. 熟悉參展商手冊(cè)：
認(rèn)真閱讀參展商手冊(cè)，它是展覽會(huì)期間各方面的指南。這些手冊(cè)內(nèi)容簡明易懂，里面有你所要了解的關(guān)于展覽會(huì)的一切內(nèi)容，比如：展覽日程安排、登記程序、參展商資料、展覽說明、運(yùn)輸服務(wù)、住房信息、廣告促銷信息等。
又比如說，可以讓我們獲悉那些國外同行也來參展，可以派人到他們攤位蹲點(diǎn)，獲取產(chǎn)品情報(bào)和攔截客戶索取名片。
5. 其他：
1) 提前辦理好護(hù)照與簽證。護(hù)照是一定要本人辦理，由本人攜帶身份證戶口本去其戶口所在地的出入境管理部門申請(qǐng)。而簽證一般可由展覽公司代辦，但也需要本人提供相關(guān)的材料，需要注意的是美國簽證需要本人親自去面試辦理。
2) 檢查物品清單表(下圖為示例)
3) 一定要提前了解國家的出境入境海關(guān)的規(guī)定，什么是不允許帶進(jìn)的，什么是不允許帶出的(需填好海關(guān)報(bào)關(guān)單后與報(bào)關(guān)物品一同交給海關(guān)人員進(jìn)行檢查)。
4) 機(jī)票無論是自己訂好的，還是參展機(jī)構(gòu)幫你訂的，都要核實(shí)你的登機(jī)時(shí)間，因?yàn)槌鰢鴧⒄沟脑?，涉及到轉(zhuǎn)機(jī)、海關(guān)及行李托運(yùn)等，一定要把握好時(shí)間，誤了登機(jī)就麻煩。
5) 提前制定好你的行程，到了目的地參展、布展一切都很緊湊，如果沒有詳盡的行程，那你的效率會(huì)很低。
二、參展中
1. 切勿亂發(fā)亂發(fā)宣傳材料。不少參展企業(yè)以為宣傳資料/樣品盡量多發(fā)，名片盡量多拿就可以多開發(fā)客戶。然并卵~
展前準(zhǔn)備工作需要對(duì)業(yè)務(wù)員進(jìn)行培訓(xùn)，熟悉產(chǎn)品性能，能夠熟練地給客戶演示產(chǎn)品操作，并學(xué)會(huì)提問專業(yè)的產(chǎn)品問題，讓客戶覺得是在和行家接觸，引導(dǎo)客戶進(jìn)入談判桌。適當(dāng)和客戶拍照留念，以便后期跟蹤時(shí)候增強(qiáng)客戶印象快速想起你。
2. 去其他展位拜訪客戶，或者出去辦事，記得來回的路很重要，因?yàn)橐话阏桂^都很大，可以在網(wǎng)站打印地圖或者保留展會(huì)提供的手冊(cè)，里面會(huì)有詳細(xì)內(nèi)容。
3. 盡量記得客戶的名字和長相，可以通過整理名片和拍照記住。
三、參展后
1. 視展后及時(shí)客戶跟蹤。你以為每天撤展后就能馬上回酒店休息，或者出去旅游?做當(dāng)天的回憶錄筆記很重要!展會(huì)結(jié)束之后，馬上根據(jù)展中筆記中客戶談到的需求要點(diǎn)，優(yōu)先處理意向明顯的客戶，指定回訪時(shí)間表，電話郵件及時(shí)跟進(jìn)，不要讓客戶跟蹤拖的太久。
2. 做經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。沒有一次展會(huì)會(huì)是一樣的，每次展覽會(huì)結(jié)束后，要盡快花時(shí)間對(duì)自己的表現(xiàn)進(jìn)行自我評(píng)估，以便不斷自我改進(jìn)。
你越了解自己在展會(huì)上的表現(xiàn)，今后就越能夠在展會(huì)中得到提高，不斷提升接單率。
四、省錢小妙招
1. 攤位費(fèi)：一般在兩千至三千美元左右，像美國展會(huì)標(biāo)攤大多為光地，展位之間僅用布帷隔開，所以還要預(yù)算搭建的費(fèi)用，一般另加一千至兩千美元。歐洲如收兩千多歐元，則已包含地毯、板壁、前臺(tái)、桌椅等基本設(shè)施。
2. 機(jī)票：如果能提前一個(gè)半月預(yù)定，費(fèi)用至少能低三分之一。
3. 酒店費(fèi)用：在美國，如果選擇離展會(huì)稍遠(yuǎn)的二三星酒店，一般可低至四十至七十美元/晚，可通過租車來減少交通麻煩，一般車輛租金在60美元/日。兩三個(gè)人則能省不少費(fèi)用。提前在網(wǎng)上預(yù)訂，則優(yōu)惠更多。
4. 手機(jī)費(fèi)用：一般半月時(shí)間至少預(yù)算一千五至兩千人民幣。最好利用當(dāng)?shù)赝稁烹娫?，可省不少費(fèi)用。
5. 樣品運(yùn)送費(fèi)：這塊沒法省。很多展會(huì)指定運(yùn)送商，從中牟利。建議先把樣品弄成小包裝，用TNT寄往當(dāng)?shù)嘏笥烟?，到時(shí)運(yùn)到展館門口，然后手提懷抱一一運(yùn)送進(jìn)去，可省去兩百多美元從門口運(yùn)到攤位的運(yùn)送費(fèi)。
6. 桌椅、地毯、海報(bào)、飾品等費(fèi)用：可以在國內(nèi)買好折疊輕便式，除去運(yùn)費(fèi)后，仍能省去不少費(fèi)用。
7. 吃的費(fèi)用：如果自己吃，一般以每人每餐十歐元/七美元計(jì)。最好選擇自助餐，否則另須付15%至20%的小費(fèi)。
8. 交通：比如在德國可利用展商卡免費(fèi)乘坐各種交通工具，在美國可租車或與當(dāng)?shù)嘏笥崖?lián)絡(luò)接送問題。在巴黎則可利用四通八達(dá)的地鐵系統(tǒng)。
