定向展會(huì)的運(yùn)營方式

首先是展會(huì)運(yùn)營的結(jié)構(gòu)和部門的規(guī)劃，接下來是各部門的職責(zé)和工作內(nèi)容，首先是展會(huì)運(yùn)營架構(gòu)的組成部分。

并不是每一場展會(huì)都具備這樣比較完善的組織體系，部分部門在職能上相同，可以做合并，但是主要功能類別是需要完備的，即使公司在對(duì)應(yīng)部門雇傭了外包公司，也需要有專門人對(duì)外包公司的各項(xiàng)工作內(nèi)容進(jìn)行審核跟進(jìn)和督促。

• 品牌部門是會(huì)展公司通常會(huì)比較忽視的部門，這個(gè)問題源于中國傳統(tǒng)文化的習(xí)慣，和國內(nèi)會(huì)展行業(yè)發(fā)展目前還未達(dá)到一定的專業(yè)程度，我們國民的版權(quán)意識(shí)相比我國的發(fā)展階段是比較落后的，

對(duì)應(yīng)的問題就是對(duì)市場出現(xiàn)的形式會(huì)對(duì)于主體的重視程度大于對(duì)品牌的重視程度，這個(gè)現(xiàn)狀目前還是比較明顯的，但是隨著行業(yè)的發(fā)展，會(huì)展承辦公司的品牌也會(huì)成為吸引觀眾的因素之一。

目前領(lǐng)先行業(yè)的會(huì)展公司，例如MessefrankfurtExhibition（德國法蘭克福會(huì)展），這幾年大舉入侵中國的Hannover（德國漢諾威會(huì)展） 美國的freeman（福萊門會(huì)展），英國的Reed（勵(lì)展展覽集團(tuán)），montgomery（蒙哥馬利展覽），日本的康格株式會(huì)社，這些都是會(huì)展行業(yè)的翹楚。
非常遺憾的是，世界會(huì)展行業(yè)50強(qiáng)中 沒有中國企業(yè)。

一場成熟的展覽，每一個(gè)模塊都需要有專人去負(fù)責(zé)跟進(jìn)和執(zhí)行，目前的會(huì)展行業(yè)趨勢(shì)不僅僅是在展會(huì)類別上開始細(xì)分，在展會(huì)模塊上的細(xì)分也是非常明顯的。

市場上開始針對(duì)展會(huì)出現(xiàn)了展會(huì)專門的運(yùn)營企業(yè)，安保企業(yè)等等，同時(shí)傳統(tǒng)的廣告公司、文創(chuàng)公司、設(shè)計(jì)公司也會(huì)針對(duì)展會(huì)開展具體的業(yè)務(wù)板塊，在展會(huì)的整體運(yùn)營上也出現(xiàn)了互相取長補(bǔ)短的合作模式，這也會(huì)成為今后會(huì)展行業(yè)的一個(gè)良性的發(fā)展方向。

如果一場展會(huì)可以讓展商各取所需，讓觀眾不虛此行，讓承辦方名利雙收，就是一場成功的展會(huì)，如果能夠迎合政策推動(dòng)行業(yè)，那就是優(yōu)秀的展會(huì)，如果取得了國際影響力，引發(fā)行業(yè)思考變革，那就是一場卓越的展會(huì)，但是展會(huì)是一個(gè)費(fèi)效比比較固定的行業(yè)，小錢辦大事的可能性不是很大，行業(yè)的公司都是還需要穩(wěn)步發(fā)展。

• 項(xiàng)目部門是整個(gè)展會(huì)的統(tǒng)籌部門，一個(gè)合格的PM，需要具備清晰的條理，有完整的架構(gòu)觀念，大局的統(tǒng)籌思路和優(yōu)秀的管理能力。

首先項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)理需要參與到項(xiàng)目前期的招標(biāo)和定向工作當(dāng)中，如果沒有全程參與，也需要對(duì)項(xiàng)目的定位、發(fā)展方向、規(guī)劃、企業(yè)以及甲方預(yù)期等內(nèi)容有完整全面的了解，并將頂層的想法以及構(gòu)想選擇性的向下屬傳達(dá)，要求各部門在項(xiàng)目推進(jìn)工作進(jìn)入實(shí)質(zhì)工作制定計(jì)劃以及時(shí)間表。

在項(xiàng)目進(jìn)程中需要隨時(shí)了解項(xiàng)目各項(xiàng)工作的進(jìn)程把握各部門工作時(shí)間點(diǎn)，要對(duì)時(shí)間有很高的敏感度，在無法擬定時(shí)間的情況下要用倒推法確定各項(xiàng)工作的截止時(shí)間并給自己留下足夠的調(diào)試時(shí)間。

在各部門之間需要溝通和協(xié)作的時(shí)候要主動(dòng)承擔(dān)起協(xié)作任務(wù)，積極協(xié)調(diào)各部門之間的合作，充分了解各方需求，合適的制定標(biāo)準(zhǔn)和要求，在部門利益發(fā)生沖突的時(shí)候合理的權(quán)衡雙方。

同樣作為管理者，需要樹立自己的威信，具體方式因人而異，而且最好需要塑造個(gè)人的獨(dú)特能力，在適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)要突出個(gè)人建立團(tuán)隊(duì)威信。

• 招商部門

1、開拓目標(biāo)客戶，發(fā)展?jié)撛诳蛻?，維護(hù)客戶關(guān)系。為客戶提供業(yè)務(wù)咨詢，分析客戶的基本狀況，掌握客戶信息和需求；

2、初步篩選有效客戶，協(xié)助風(fēng)控，把控客戶風(fēng)險(xiǎn)；

3、向客戶介紹會(huì)展的詳細(xì)內(nèi)容，講解行業(yè)內(nèi)容，維護(hù)良好的信任關(guān)系；

4、針對(duì)客戶的需求設(shè)計(jì)可行性方案，給予具體的操作指導(dǎo)；針對(duì)大型客戶需要制定大客戶指定招商方案；

5、跟蹤客戶情況及進(jìn)展；

6、完成公司下達(dá)的業(yè)績指標(biāo)

7、定期匯報(bào)業(yè)務(wù)工作情況，及時(shí)調(diào)整方向與運(yùn)作部門保持密切協(xié)作。

• 市場拓展

市場拓展主要是針對(duì)展會(huì)題材和參展客戶要求拓充專業(yè)客戶作為展會(huì)的會(huì)展觀眾和買家團(tuán)體。

市場部門需要對(duì)展會(huì)項(xiàng)目有細(xì)致全面的了解，并對(duì)潛在的客戶群里進(jìn)行分析，之后針對(duì)分析結(jié)果對(duì)潛在的客戶群體做定向的拓展。

• 市場分析

市場分析部門需要在項(xiàng)目前期以及進(jìn)程中對(duì)市場進(jìn)行細(xì)致分析，并整理分析結(jié)果，給出明確的分析報(bào)告，協(xié)助高層規(guī)劃會(huì)戰(zhàn)的發(fā)展方向。分析需要由淺入深，考慮問題需要充分細(xì)致，重點(diǎn)問題需要有數(shù)據(jù)支持，給予公司各項(xiàng)決策合理的建議。

• 宣傳部門

宣傳部門是一場展會(huì)項(xiàng)目得對(duì)外窗口，能否將信息傳達(dá)給精準(zhǔn)的受眾是媒介部門的重要考核指標(biāo)。

媒介工作首先需要對(duì)展會(huì)的受眾群體有一個(gè)深入的了解，了解受眾人群的年齡結(jié)構(gòu)，消費(fèi)結(jié)構(gòu)，行業(yè)結(jié)構(gòu)，行為習(xí)慣，獲取信息的方式和渠道等內(nèi)容。

其次是要深入分析會(huì)展的輻射市場的媒介傳播方式，強(qiáng)勢(shì)的媒體渠道，包括行業(yè)媒體（行業(yè)網(wǎng)站，行業(yè)雜志，公眾號(hào),論壇等），大眾媒體（報(bào)紙 電視 電臺(tái) 戶外等）以及新媒體（新媒體目前定義的市場范疇包括：微信，SNS的微博/twitter，banner，SEM，直播，自媒體等）。

然后根據(jù)所了解的行業(yè)情況給出預(yù)算和媒體的組合方案，方案需要給出足夠的數(shù)據(jù)支持和理論支持，待項(xiàng)目決定后按照時(shí)間進(jìn)度監(jiān)管各渠道的發(fā)布情況，同時(shí)協(xié)助項(xiàng)目對(duì)外宣傳進(jìn)程。

• 活動(dòng)部門

一場展會(huì)的成功舉辦離不開活動(dòng)的鋪助作用，活動(dòng)的分類可以按照時(shí)間排列，分為展前活動(dòng)和展中活動(dòng)，也可以按照活動(dòng)目的分為增值類活動(dòng)，企宣類活動(dòng)，品牌型活動(dòng)，引流類活動(dòng)，論壇類活動(dòng)。

活動(dòng)存在的意義：
展前活動(dòng)：展會(huì)預(yù)熱，為媒體報(bào)道提供內(nèi)容，整合社會(huì)資源
展中活動(dòng)：行業(yè)深耕，展會(huì)亮點(diǎn)塑造，行業(yè)資源整合，增加傳播渠道，豐富展會(huì)內(nèi)容，讓觀眾展會(huì)體驗(yàn)多元化。

增值類活動(dòng)：為展會(huì)運(yùn)營增加額外收入

企宣類活動(dòng)：迎合參與展會(huì)的展商各項(xiàng)需求（企宣，新品等）

品牌型活動(dòng)：為展會(huì)運(yùn)營的企業(yè)品牌增持

引流類活動(dòng)：為展會(huì)現(xiàn)場增加大眾人群以及專業(yè)觀眾

論壇類活動(dòng)：提升展會(huì)的行業(yè)地位

• 內(nèi)容部門

隨著目前社會(huì)上的信息傳播方式和渠道的多元化，信息市場缺乏管控，人們?nèi)粘？梢越邮艿男畔⒋虻浆F(xiàn)代社會(huì)的頂峰，在渠道相同的情況下，內(nèi)容成了決定宣傳成敗的重點(diǎn)。

• 設(shè)計(jì)部門

展會(huì)主題顏色的設(shè)置vi 色系的選擇需要契合展會(huì)主旨思想又具備一定的辨識(shí)度和標(biāo)志性，

視覺是人們選擇接收信息的第一選擇，設(shè)計(jì)部門是內(nèi)容渠道的最為重要載體，如何通過設(shè)計(jì)完成內(nèi)容更加有效的視覺傳播是設(shè)計(jì)部門需要優(yōu)先考慮的問題。

同時(shí)，設(shè)計(jì)部門需要對(duì)展會(huì)的主旨進(jìn)行深入的了解，因?yàn)槠放普箷?huì)一旦確定VI基本不會(huì)更改。

• 運(yùn)營部門

運(yùn)營部門負(fù)責(zé)的就是主場搭建以及氛圍營造的部分。

指定處主場搭建的各項(xiàng)方案，參展企業(yè)的注意事項(xiàng)以及行為規(guī)范，展會(huì)周邊以及展館內(nèi)部的氛圍營造，展館范圍內(nèi)的廣點(diǎn)規(guī)劃，參展以及參觀指引等內(nèi)容，運(yùn)營部門主要外聯(lián)方就是展會(huì)場地方，需要協(xié)調(diào)展商，主辦方和場地方之間的各項(xiàng)需求關(guān)系，所以要求需要和展會(huì)的場地方取得良好的信任和溝通關(guān)系，要對(duì)展會(huì)整體的方向和整體設(shè)計(jì)思路有比較清楚的認(rèn)知，對(duì)于場地的情況要非常熟悉，同時(shí)需要根據(jù)場地特性考慮到天氣，交通，住宿，餐飲等現(xiàn)場環(huán)境因素。

除此之外，展會(huì)運(yùn)營的負(fù)責(zé)人需要切身的站在展會(huì)參展方，搭建方，參觀方等多方去考慮問題，爭取給各方帶來更為舒適便捷的參展體驗(yàn)。

安全問題在任何展會(huì)運(yùn)營過程中都具有一票否決權(quán)，一場展會(huì)各方面運(yùn)營順利，如果出現(xiàn)安全問題，則展會(huì)的所有努力都將不被認(rèn)可。

一場展會(huì)的安保，通常會(huì)交給當(dāng)?shù)氐陌脖９矩?fù)責(zé)，如果是和正常運(yùn)營的展館合作通常是由展館合作安保公司負(fù)責(zé)現(xiàn)場安保工作，主辦方或者承辦方會(huì)根據(jù)現(xiàn)場展館的情況要求當(dāng)?shù)氐陌脖９局贫ㄔ敿?xì)的安保方案，根據(jù)方案調(diào)派各個(gè)出入口，現(xiàn)場以及場外巡邏的人員配比，以確保展會(huì)順利安全的進(jìn)行。

一個(gè)展會(huì)服務(wù)公司可以不需要雇傭?qū)I(yè)的安保人員，但是作為展會(huì)的運(yùn)作方，需要對(duì)安全問題格外重視，需要對(duì)現(xiàn)場可能會(huì)存在的安全隱患，現(xiàn)場可能會(huì)出現(xiàn)的各種問題有一定的預(yù)判能力和預(yù)防措施。

• 后勤部門的職責(zé)較為簡單，公司非業(yè)務(wù)期間負(fù)責(zé)整理公司的資產(chǎn)，在業(yè)務(wù)期間需要到現(xiàn)場保證公司業(yè)務(wù)人員的后勤保障。

后勤部門可以要求或建議項(xiàng)目部門通過資源互質(zhì)的方式給后勤部門節(jié)流，

例如：

可以通過展會(huì)合作指定用水的方式來解決現(xiàn)場人員的用水問題，可以通過展會(huì)期間制定餐食合作的方式解決現(xiàn)場人員的餐飲問題。
同時(shí)后勤需要一定程度的協(xié)助項(xiàng)目解決展商的需求，例如貨運(yùn)物流問題，兼職問題等。