一個展覽會從孕育到終結(jié)，一般要經(jīng)過規(guī)劃籌備、設計施工、展出管理和終結(jié)清理等幾個階段。下面?zhèn)戎貜臅乖O計方面談談展覽會的設計程序及其要求：
展覽會的設計主要分總體設計和局部設計，前者側(cè)重宏觀效果、后者側(cè)重微觀效果。
總體設計是根據(jù)展會主題及其展覽總體策劃方案（文字大綱）的內(nèi)容，通過總體設計人員的系統(tǒng)規(guī)劃，系列設計，把抽象的文字概念變成具象的視覺傳達形象的一種創(chuàng)新過程，也是展覽會設計程序中的主程序。其主要環(huán)節(jié)包括以下幾個環(huán)節(jié)：
（1）場地規(guī)劃。它包括平面、立面和空間過渡。其要求是平面處理時按不同展會的分類進行場地劃分。具體到某屆展會，就是按照展會招展落實的攤位分布圖，進行平面的場地劃分，確定具體的空間范圍，并按實物密度、重量、動力負荷等合理分配展位的位置和具體的立體空間尺度。其中，還要充分考慮參觀路線、消防通道以及觀眾流量的多少、規(guī)劃出公共場地的占有面積。對展會總體要求的立面效果，主要從整體上把握統(tǒng)一高度和色彩效果，對公共部分由總體上統(tǒng)一設計，對每個展位的立面要求主要強調(diào)統(tǒng)一高度、形體和色彩。其他部分均由某個展位的局部設計去完成。從整體空間效果上，要求展位分布要結(jié)構(gòu)合理、空間分割自然流暢，視野開闊多變，占有效益明顯。在空間過度的處理上，主要考慮現(xiàn)場建筑結(jié)構(gòu)、自然采光與人工照明之間的協(xié)調(diào)以及如何減少觀眾視覺疲勞、防止有害干擾等諸因素。以上內(nèi)容要在規(guī)劃設計時，統(tǒng)一按現(xiàn)場比例設計出成套的設計效果圖和施工制作圖。
（2）基調(diào)處理。總體設計的基調(diào)包括造型基調(diào)、色彩基調(diào)、文風基調(diào)和動勢基調(diào)。造型基調(diào)一般分為標準、特裝、封閉、開放等，也有按陳列、展示、交易、互動等進行分類。從風格上有傳統(tǒng)的、時尚的、動漫的等。色彩基調(diào)大體分為冷調(diào)、暖調(diào)和中間調(diào)。其要求是按不同內(nèi)容、不同季節(jié)，環(huán)境基調(diào)、采光效果以及宏觀上綜合光源色、環(huán)境色和固有色之間的色平衡（或稱色統(tǒng)調(diào)），分別選用合適的色彩基調(diào)，并設計出有關(guān)基調(diào)色譜和彩色效果圖。文風基調(diào)，主要包括文學表達的風格、文字量的比例、字型的選用，書寫加工的規(guī)范等。它要求按不同展覽的內(nèi)容和行業(yè)特色選用報道型、抒情型、宣教型、廣告型等不同風格的文體，并從整體形式出發(fā)，確定整個展會以圖文為主或是實物為主，在字型的選用上，主要根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)、規(guī)模、等級以及地區(qū)應用文學的習俗，如國際展覽常用漢英對照、少數(shù)民族地區(qū)選用漢文與民族文字結(jié)合等形式。在文字規(guī)范上還要分別確定選用的字型（如宋體、黑體、楷書、廣告體、藝術(shù)體等）和規(guī)格（大寫或小寫、簡體或繁體等）以及方法（直書、電腦刻字、噴繪、轉(zhuǎn)印、屏顯、投影等）。動勢基調(diào)主要分動態(tài)、靜態(tài)和動靜態(tài)三種基調(diào)。它是整個展會有機統(tǒng)一、整體運轉(zhuǎn)、協(xié)調(diào)和諧的控制線。要求在韻律控制、節(jié)奏起伏、動靜變化上給人以舒服而有彈性的動勢感。要在確保動勢美感的基礎上防止產(chǎn)生噪音共振、眩光污染、空氣污染、火警突發(fā)、群體擁堵、以及漏電、漏水、漏氣、空調(diào)失控等不安全因素的發(fā)生。
（3）進度安排。它包括展位招商、展品征集、展示布展、物料供應、交通食宿，公共協(xié)調(diào)等幾個主要進度計劃表。由于展覽會要在規(guī)定的時間和空間內(nèi)完成全部運作過程。它要求在時間上必須統(tǒng)籌規(guī)劃、科學運籌、以達到預期的最優(yōu)化效果。其中如展位招商、必須在一定的期限內(nèi)完全落實。又如展品定位。它包括定項、定量、定性的分析研究階段和定人、定時、定點的組織落實階段。然后按預選展品、登記落實組織展品就位。
展覽結(jié)束后按照規(guī)定清理展品、統(tǒng)一登記造冊、上報存檔。展示布展是展出前最緊張的一項工程，它包括展位搭建、展品就位、展具配套、裝飾布置、展品調(diào)整、動力安裝調(diào)試、人員配置、資料準備等。在進度上要根據(jù)展品的到貨順序、可供設施的條件以及符合搭建施工力量的素質(zhì)條件、進行合理的時間進度安排，并留有彈性余地。物料供應和交通食宿是為以上內(nèi)容服務的，能否“兵馬來到糧軍先行”，是整個進度安排中的重要環(huán)節(jié)，一般要提前做好進度安排和合理調(diào)度，要運籌帷幄，有備無患，萬不可“大意失荊州”。
（4）材料計劃。它包括主材料和輔助材料的計劃編制，采購落實。要求材料的規(guī)格、型號、品種和數(shù)量與計劃相符。既不可盲目采購造成積壓浪費，也不要不留余量，現(xiàn)用現(xiàn)買而延誤工期。能否計劃合理、供需均衡是整個展覽設計中追求合理成本，提高效益的關(guān)鍵所在，也是對會展設計人員的重要考驗。
（5）經(jīng)費概算。它是整個展會的經(jīng)濟命脈。其中包括展位招展、展品運輸、布展設計、勞務制作、場地租金、展具制作租賃、動力計費、安全防范、宣傳廣告以及交通食宿、新聞發(fā)布、工作人員的其他費用等。它是根據(jù)展覽規(guī)模、設計檔次、施工條件、管理能力以及外部環(huán)境而分別列出概算。它要從整個展覽的實際承受能力出發(fā)，精打細算、反復核實和平衡后而制定的概算方案。經(jīng)報請主管高層審核批準后，方可進入實施運作。在實際運作過程中要有相關(guān)的財管人員進行監(jiān)管執(zhí)行，并把進展信息及時反饋到?jīng)Q策高層。一般在制訂概算時都要留有余地，防止不可預測因素的發(fā)生。
以上是展覽會的主程序。圍繞這些主程序的內(nèi)容和要求，還要分別列出完成這些主程序的子程序系統(tǒng)。也就是局部設計方案。例如，在展示布展中，對大會名稱、標識（如會標）、序言簡介、公共展具、安全防范、廣告公布以及參觀券、請柬、會刊、紀念品等要進行設計和選擇。對展位內(nèi)的展板設計、圖片制作、廣告燈箱、影像制作以及各種模型、雕塑、投影、動漫、音響、燈光等均要在總體規(guī)劃設計的要求下進行局部設計、經(jīng)篩選后定稿、制作、調(diào)試、安裝合成。由于展覽會的內(nèi)容是豐富多彩的、展覽的設計形式也是千變?nèi)f化的，不能強求一律，要從實際內(nèi)容出發(fā)，在設計風格、創(chuàng)作手段制作工藝以及展位功能開發(fā)上、材料更新上有所創(chuàng)新，有所變化，不能因循守舊，強行規(guī)范某個固定模式而盲目“一刀切”。相反，應鼓勵設計師有所發(fā)現(xiàn)、有所創(chuàng)新、有所前進，要以嶄新的技術(shù)、完善的藝術(shù)造型、經(jīng)濟而又高效的設計質(zhì)量和施工質(zhì)量，爭取創(chuàng)造出最優(yōu)的展會整體效果。只有把各個局部設計搞好，才能完成各個程序的任務。只有把各子程序達到優(yōu)化時，才能確保主程序的完成，才能確保整個展會的系統(tǒng)工程的有效運作。為了突出重點，現(xiàn)結(jié)合個人體會，提出以下有關(guān)要求：
１，總體設計要從實際內(nèi)容出發(fā)，突出主題、形式新穎、雅俗共賞。要有創(chuàng)新意識，敢為天下先。
２，平面布局和立體構(gòu)成要視野舒適、造型科學藝術(shù)、重點展品要突顯渲染。整個基調(diào)要和諧統(tǒng)一、互補互映，具有整體感和舒適度。
3，展位設計要形式新穎、結(jié)構(gòu)合理。功能開發(fā)要為方便展出，交流信息服務。展板要層次分明、疏密有效、文理通順。可覽性高。
4，通用展具要結(jié)構(gòu)安全，格調(diào)統(tǒng)一，可靠性高，可展性好，經(jīng)濟實用。
5，立面處理要參照當?shù)氐娜梭w高度合理選擇視距、視高和視角（水平視角、垂直視角）。
6，空間過渡要因地制宜、合理自然、盡量減少視覺疲勞和觀眾的行為惰性。
7，實物展示要注意密度調(diào)整，梯度變化和色彩過渡以及三者間相互的比例關(guān)系，在可能的范圍內(nèi)盡量提高展品的可覽性和可展性。
8，色彩基調(diào)要根據(jù)光源色、環(huán)境色和展品固有色之間的相互關(guān)系，對色彩的明暗、過渡、冷暖變化、感情效應以及體積、重量感覺等要科學調(diào)度、藝術(shù)平衡、和諧統(tǒng)一，達到人的最佳視覺效果。
9，自然采光與室內(nèi)照明要匹配得當，局部人工強化照明要防止產(chǎn)生二次眩光以及光通量過強或不足。對光通量的分布要有節(jié)奏感，對光源照射距離要考慮安全措施。
10，展位搭建的裝飾手法要能與內(nèi)容呼應，要高雅大方、新穎時尚、簡約有致。選材要靈動適用、要有科技含量和可加工性能，要盡量考慮降低綜合成本。特裝效果要為展會功能服務，不要重形式輕功能。
11，動態(tài)設施要考慮觀察方向，安全防范、動力配備要合理可靠。參觀通道要考慮觀眾流量和安全系數(shù)。
12，音像效果。音像設施、演示模型、動漫展示等要分布合理、節(jié)制有方，防止過密而造成相互干擾。
總之，展覽會的設計過程是個動態(tài)組合過程，很多因素都帶有隨機性，在設計過程中要在統(tǒng)一中求變化，變化中求統(tǒng)一。對各種因素間的相關(guān)性要通盤考慮，因地制宜。只有認真地探索展覽會的設計規(guī)律和相關(guān)要求，才能按照科學發(fā)展觀的要求，沿著會展業(yè)要“法制化、市場化、產(chǎn)業(yè)化、國際化”的方向發(fā)展，才能實現(xiàn)我國會展業(yè)可持續(xù)地發(fā)展，才能開創(chuàng)我國和諧會展的美好未來。
