一次成功的大型會展活動要辦得好，辦得出色，有很多的因素：主辦方精心策劃，承辦者的到位安排，場地的選擇，宣傳推廣等。新聞媒體對于會展的報道不能僅現(xiàn)于報道新聞，而是能夠通過策劃出新聞，出亮點(diǎn)，使新聞媒介真正扮演好信息傳播者的角色。杭州世界休閑博覽會在籌劃過程中就看中了這點(diǎn)，聯(lián)合了杭州日報、都市快報、每日商報等媒體，對博覽會進(jìn)行全方位策劃與報道。
新聞媒體對于一個國際性大型會展的策劃報道，包括會展前的各方準(zhǔn)備工作，會展中的動態(tài)新聞，會展后的總結(jié)階段等。如何讓新聞媒體的這些策劃報道從理論上成為一種共性的東西，正是本文需要重點(diǎn)探討的問題。
營造氛圍——會展前的新聞策劃與報道
會展的前期策劃安排往往需要很長的一段時間，這主要看會展的大小程度。以2006年杭州世界休閑博覽會為例，會前新聞報道主要集中在以下幾點(diǎn)：
1.報道會展動態(tài)信息，營造整個氣氛。要報道一場國際性大型會展，營造氛圍至關(guān)重要。在會展還沒有開始時，新聞媒體及時地跟進(jìn)會展籌備情況，對它的動態(tài)信息隨時報道可以讓人們短時間內(nèi)了解此次會展的大致進(jìn)展情況。通過報道一些會展主辦方、承辦方等的準(zhǔn)備工作，來烘托氛圍，將人們的眼球逐漸吸引到這個會展中來。
2004年12月23日的每日商報便以《這就是2006休博會》為題，提前一年多開始烘托氣氛，力求將“休博會”這個嶄新的字眼帶入杭城人們的心中。文中，以座談會上宋城集團(tuán)董事長助理楊軼清所說的一句話，“休博會是一扇窗，是一道門，一條路”為開頭，休博會執(zhí)委會副主任介紹了2006年杭州世界休閑博覽會準(zhǔn)備的情況，參加座談會的各方面專家也暢所欲言，各自對休博會提出了很多建議和意見。這個事件只是休博會開始前舉行的一個座談會，屬于會展準(zhǔn)備工作的一個常規(guī)的動態(tài)信息。媒體報道的目的是營造一個良好的輿論氛圍。
2.提供有關(guān)會展的全方位服務(wù)信息，越全面越好。通過對會展動態(tài)信息的不間斷的報道，人們的視線漸漸開始關(guān)注起此次會展。于是，新聞媒體及時地為人們提供關(guān)于參加會展的服務(wù)信息，如當(dāng)天參加會展的交通出行線路信息、會展門票銷售情況、會展的歷史背景、參加會展該注意的地方等等，這些都是人們在關(guān)注一個大型會展之后非常希望得到的信息。
如果會展舉辦的地點(diǎn)是一個新的場館，那么交通信息就顯得更加重要。2006年那屆杭州休博會舉辦地就是一個新建的休博園，而且遠(yuǎn)離市區(qū)。杭州日報在休博會開幕式前兩天就推出了關(guān)于交通出行的報道。他們采用直接明了的新聞標(biāo)題《休博會開幕當(dāng)天出行有講究》，詳細(xì)介紹了休博會開幕當(dāng)天市區(qū)開設(shè)的休博專線途徑路線。文章采用的是建議式的口吻，以一個“專家”的身份讓關(guān)注這個信息的人們倍感親切。
3.預(yù)告會展的亮點(diǎn)所在，力在求新。任何一個有亮點(diǎn)的新聞都是會吸引人的，會展報道也不例外。在做足會展服務(wù)信息報道的同時，報道會展的亮點(diǎn)才更能夠抓住那些潛在與會者。很多人原本沒有關(guān)注這個會展，很多時候是因為一則亮點(diǎn)十足的新聞報道才吸引了他們對這個會展的關(guān)注。
浙江在線新聞網(wǎng)站在休博會開幕前有一篇新聞報道，是一個分會場活動的預(yù)告，而且是挑選其中的新鮮節(jié)目重點(diǎn)預(yù)告，在題目上用了“亮點(diǎn)揭密”這樣充滿懸疑的字眼，讓人們能夠順著這幾個字，充滿興趣地去探究“謎底”。
4.開設(shè)會展專版、專欄，將會展“預(yù)展”。杭州電視臺生活頻道播出的《休閑2006》便是一檔專門為休博會特別開播的電視節(jié)目。這是一檔為愛休閑、會休閑的觀眾量身定做的特色大餐。在30分鐘時間里，主持人以俊男美女的方式組合亮相，以脫口秀的形式調(diào)侃出最快、最新的熱門休閑資訊，讓觀眾在輕松愉快的環(huán)境中第一時間掌握休閑動態(tài)。通過這樣的節(jié)目，讓人們漸漸了解和接受休閑杭州這個概念，在休博會到來的時候能夠真正融入其中。
電視媒體開設(shè)休博專欄，平面媒體也可以通過專版的形式對會展進(jìn)行會前“預(yù)展”，它的效果也許會來得更為直觀。同時報紙版面設(shè)計應(yīng)該具有較強(qiáng)的視覺性，圖文并茂，增強(qiáng)沖擊力。
大力造勢——會展中的新聞策劃與報道
大型會展一旦開幕，關(guān)于這個會展的各方面信息就像暴風(fēng)雨一樣勢不可擋地涌現(xiàn)。此時就需要新聞媒體加強(qiáng)策劃，充分發(fā)揮新聞策劃的作用。
會展當(dāng)中的新聞策劃與會展前的營造氛圍既有著相同之處，也有著很大不同點(diǎn)。可以說它們是相互聯(lián)系又相互區(qū)別。會展中的新聞策劃與報道是會展前的策劃與報道的發(fā)展，它們是層層遞進(jìn)深入的關(guān)系。
營造聲勢，吸引更廣泛的人來參與會展，媒介的策劃與報道是最好的捷徑。對于會展當(dāng)中的新聞策劃與報道須注意幾點(diǎn)：
會展動態(tài)信息依舊不可缺少;
挖掘會展中的亮點(diǎn)新聞，報道力度有所區(qū)別;
既要有現(xiàn)象式報道，更要注重深度報道;
及時提供服務(wù)信息，《玩轉(zhuǎn)休博會花費(fèi)算算看》、《煙花大會交通出行看仔細(xì)》等報道在給人們傳達(dá)必要信息的同時還給人們做了出行向?qū)А?/p>
與會展前的報道不同的是，會展當(dāng)中的服務(wù)信息應(yīng)該更加全面與周到，它應(yīng)該是涵蓋更加廣泛的服務(wù)范疇，除交通信息外，還可以涉及到天氣信息、參與會展的花費(fèi)信息等等。而且也要做到及時，隨著會展的進(jìn)展的程度適當(dāng)?shù)卣{(diào)整。
在會展期間，新聞媒體開展一些與會展有關(guān)的讀者互動活動，將大大提高會展在人們心中的關(guān)注度。在2006年杭州世界休閑博覽會中，就推出了大量的互動活動。杭州日報推出了“看看休博會，月月免費(fèi)游”的活動;錢江晚報則有一篇互動性很強(qiáng)的休博會報道《七嘴八舌說休博》;浙江在線新聞網(wǎng)站還推出了“閉幕式搶票游戲”……這樣的互動大大增強(qiáng)了休博會在廣大讀者心目中的關(guān)注度，讓更多的人參與其中。
之前談到的一些策劃都是零散的，對于大型會展的新聞報道還需要整體性。在會展舉行過程當(dāng)中，媒體可以開設(shè)專門的版塊，每天不定頻率地報道會展的信息，將會展的信息進(jìn)行整合，轟炸式地展現(xiàn)在讀者面前。此階段的新聞報道應(yīng)該是整個會展報道的最高潮階段，從時間上、空間上全方位地進(jìn)行采訪報道，將會展整個氛圍推向高潮。 來源：北極星電力會展網(wǎng)
