1. 報關單證及填寫：

各參展企業(yè)在準備完參展展品以后，需向貨運商提供準確的報關單證，以保證展品的報關及運輸事宜。
1、展品清單:需要正本一式二份, 中英文對照! 用于展覽品在出港及進港口岸的報關及備案用，中英文部分必須用打字機打制。準確齊全的清單資料請務必準時送達貨運商。
2、展品清單的填寫：
1）展品清單：是向國內外海關報關、辦理各種證明的重要單證。因此,必須本著如實申報的原則，填寫時要認真仔細,字跡清楚,內容完整,機電產(chǎn)品須注明型號,展板展臺等布展物品應注明以何種材料制成。英文翻譯準確,要求做到單貨相符,即清單上的展品內容和數(shù)量與實際包裝箱內裝的內容及數(shù)量要相同,以免產(chǎn)生不必要的麻煩和損失。電器設備請標明型號,電壓,功率等指標。
2) 清單的價格：條款填報CIF價, 金額用USD表示, 即使是樣品、目錄、資料等也必須注明價值。 請注意各單位申報的價值一定要合理, 否則, 當?shù)睾ｊP將有可能重新估價, 由于貨物價值申報錯誤，將導致貨物在海關長期滯留，影響及時上展臺。
3）商品編號：根據(jù)海關規(guī)定，全部出國參展展品必須申報產(chǎn)品的商品編號（即稅則號，8位數(shù)），請認真按照《中華人民共和國海關進出口稅則》查找。
4）備注一欄：必須選擇其一填寫，以便統(tǒng)計是否回運及收取關稅。
5）如展品需做出口商檢或出口許可證的，請參展企業(yè)提前自行安排。
6）嘜頭標記及填寫辦法：
a國內嘜頭：請在箱外一側刷制國內嘜頭。 *發(fā)件人請寫參展公司名稱、電話及聯(lián)系人 *必須將國內嘜頭貼在箱子一側，否則倉庫無法識別貴司貨物
b國外嘜頭：請在箱外三側刷制國外嘜頭，嘜頭填制方法如下： *公司名稱請寫本單位的英文名稱 *本箱裝箱的尺寸及重量（長/寬/高，重量） *箱號：箱號用分數(shù)表示，從01開始順延，舉例說明： 如您的運輸編碼是AB，共三件展品（發(fā)運件數(shù)），則編寫方法為：AB1/3，AB2/3，AB3/3。
二、運輸時間： 為保證展品順利參加展出, 所有參展企業(yè)需嚴格遵守貨運商的運輸時間安排，否則將影響展品的及時運出。貨物送進倉庫都必需有一個進倉編號，請送貨進倉庫時，一定告知倉庫進倉編號，否則倉庫將會拒收?。?！
三、包裝：
1） 參展品請使用結實的新紙箱或新木箱，能經(jīng)受長途多次轉運、反復裝卸，適用于海運和展覽會后的重新裝箱。包裝箱內禁用稻草，廢報紙等作包裝襯墊物。嚴禁使用舊紙箱或舊木箱或已遭蟲蝕或腐朽的木箱。所有木箱里外均不可有樹皮。
2）所有物品必須有防水防潮內包裝，因為整個運輸、參展過程中可能會需要在室外存放。機器接口及容易生銹的地方要預先加油。如果機器事先調試過，請將機器中所加的水放干凈，以免生銹。如展品有油箱和電瓶，必須將油箱清空、電解液排放干凈，否則船公司不提供運輸服務。
3）機器包裝最好用較厚的木板包裝，包裝箱必須用較厚的木板材料（避免使用針葉木、膠合板或刨花板），并用螺絲組合固定的方法包裝，螺栓最好位于包裝箱的上面。避免用鐵釘或螺絲釘箱。包裝箱最好安裝吊索或底托。
4）展品如不能倒置的，請在包裝箱外面特別注明向上放置方向（↑）、“機器正面（FACE）”，在重量超過500公斤的包裝箱的外面注明“重心（The center of gravity）位置”。
5）如果參展展品是機器的，各參展企業(yè)請根據(jù)自己的攤位圖，提供機器在攤位擺放的圖紙。圖紙要求機器距離攤位前后左右的具體尺寸及機器正面的朝向。請最好對機器包裝箱的里面和外面進行拍照，并將照片寄給貨運商，以便貨運商安排貴司機器的拆箱、進館和就位等事宜。
6）機器接口及容易生銹的地方要預先加油。如果機器事先調試過，請將機器中所加的水放干凈，以免生銹。如展品有油箱和電瓶，必須將油箱清空、電解液排放干凈，否則船公司不提供運輸服務。
四、保險 建議各參展企業(yè)將自己的貴重展品進行投保，根據(jù)慣例，貨運商的保險責任賠償金額很低。
五、其他注意事項：
1） 各參展單位千萬不要在展品中夾帶食品飲料、危險品，否則海關可能會扣押、沒收。嚴 重的會導致耽誤參加展會。
2） 展單位務必在運單發(fā)貨人一欄或在其它顯著位置填寫展覽會及“參展單位”的名稱，否則一龍企業(yè)有限公司將難以辨別展品的歸屬，并可能導致您的貨物延誤出運。請詳細寫清發(fā)貨人、電話、單位名稱及地址聯(lián)系人，在品名中寫清展覽會名稱和詳細品名，以便貨運商聯(lián)絡。
3） 單上提貨方請不要填寫具體人名,以防止提貨困難。展品發(fā)出后, 請立即書面通知貨運商，您的發(fā)運方式并將正本提貨單寄至貨運商。否則因此造成的貨物延誤、損壞或丟失，貨運商概不負責。
4） 貨運商運輸服務自倉庫接貨時起，如展商未將貨物直接送至指定倉庫，貨運商將收取有關提貨費用，建議展商將展品直接運送至指定倉庫。
5）各單位填報展品包裝箱尺碼, 重量一定要準確. 如參展展品單件包裝箱尺碼超過 長5米, 寬2.2米, 高2.2米; 或重量2噸, 請?zhí)崆巴ㄖ积埰髽I(yè)有限公司, 貨運商將視船期情況, 考慮是否可以安排特種箱發(fā)運.
6）展品在我國海關所需任何特殊文件，請參展企業(yè)提前通知貨運商
7）各參展單位盡量不要隨身攜帶展品, 以免產(chǎn)生不必要的額外費用. 如隨身攜帶,被當?shù)睾ｊP扣留, 費用自負. 因此延誤展出, 一龍企業(yè)有限公司不承擔責任.
8）參展企業(yè)的展品出關和入關最好用同一家貨運商承運，否則國外海關將認定展品沒有出關，必須如數(shù)交納當?shù)厮鞫惤? 展品在入關時也會引起不必要的麻煩。